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企業科研與設備檔案管理初探

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1.企業科研檔案管理

  

科研檔案是在科學技術研究過程中形成的,具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料,是科學技術研究活動的真實記錄,是科學技術儲備的一種形式,是一項重要的信息資源,是單位的寶貴財富,在科研工作中發揮著知識儲備、創新技術的作用。

  

ROng>1.1搞好科研檔案的保密工作

  

由于科研檔案的安全直接關系到單位的安全和經濟發展的成敗,因此,為了維護科研檔案的安全,確保科技秘密萬無一失,必須做好科研檔案的保密工作:

  

(1)通過加強科研檔案保密法制教育,使檔案領導干部及其他涉密人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能,是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。

  

(2)深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。

  

(3)從工作實際出發,制定和充實完善科研檔案保密制度。

  

1.2實現科研檔案管理的現代化

  

利用現代化技術,整理檔案。檔案匯集著大量的指示,也記載著豐富的信息,成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣,重復勞動多,勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時,立卷人根據自己的理解對文件進行分類,盡管都仿照統一的標準,但因每個人的理解能力不同,對同一個文件有不同的分類,因此不可避免的產生分類不準的現象,影響案卷的質量,給利用工作帶來不便。

  

1.3提高科研檔案人員業務素質

  

掌握現代化管理技能,提高綜合素質。以前,科研檔案材料的形成從調研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術的運用,可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作,使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來,這種現代化科技手段和先進操作管理技術,都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以,科研檔案管理工作者要結合自己的崗位工作,邊學習邊操作,在提高業務素質的同時,特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上,使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

 

2.企業設備檔案管理

  

企業設備檔案,主要包括企業的機器設備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設備有關的技術文件材料、新購設備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、大修及每月的生產檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學的依據。企業設備檔案管理主要內容是設備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等。企業設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。

  

2.1企業設備檔案管理的問題表現

  

在實際工作中,許多企業對設備檔案管理重視不夠,使設備檔案不能很好的服務于生產,主要表現在:檔案意識淡薄、設備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。

  

2.2企業設備檔案管理的對策措施

  

(1)領導的重視是關健。領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經常向領導匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業的益處,啟發領導重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領導認識到檔案的重要性。力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規定各有關人員設備檔案管理職責,同時列入績效考核并嚴格執行。

  

(2)建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網絡,明確職責并嚴格貫徹執行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設備檔案情況,避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作,確保設備檔案完整、準確。

  

(3)及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中,它就要不斷地產生新的文件材料,直到設備的使用期結束,設備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程,才能全面地做好設備檔案收集工作。

  

(4)對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面:一是設備項目施工完成后,因施工單位依據現場情況編制竣工資料,其中有部分圖紙涉及變更的;另一方面是生產技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術人員要對已存檔竣工圖依規定的編制方法作相應的修改、補充和說明,使之符合現場實際情況。當設計變更時,必須按照有關規定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設計變更技術文件材料的配套管理,確保設備檔案的完整、準確、系統。對生產需要變更的一些備件圖紙,技術人員必須填寫變更通知單,對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時了解設計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。

  

參考文獻:

[1]魏梅霞、張鐵錚、曹滇霞.設備檔案管理存在的問題及對策,《機電兵船檔案》,2007,(5)

[2]李英.對科研檔案管理的認識和思考,《寬厚板》,2011年03期

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